När man arrangerar ett lopp som PrinsensMinne finns det ett stort antal avväganden som måste göras. I vår strävan efter att vara öppna och ärliga mot våra deltagare och sponsorer så har vi valt att presentera några av dessa avväganden här. Kontakta oss gärna och berätta om du håller med oss eller inte.

Deltagarbegränsning

För att PrinsensMinne ska vara just den löparfest som vi vill erbjuda har vi identiferat ett antal målsättningar som tillsamans ska sträva efter att förverkliga vår vision. Några av de viktigaste är:

  • Upplevelselopp - Det är mycket viktigt att alla våra lopp erbjuder en så vacker bana som möjligt. PrinsensMinne strävar efter att visa upp Halmstads vackra kust och hoppas på så vis få hjälp av naturen att skapa nöjda deltagare. Det är inte för inte vi vill kallas för ett Upplevelselopp!
  • Lagom stort - Stora startfält är viktigt då det kan ”trigga” deltagare att anstränga sig samtidigt som det skapar en känsla av att man är på ”rätt plats”. Att löparna inte känner sig ensamma utmed banan är relativt viktigt eftersom många har nytta av sällskap på ett eller annat vis. Samtidigt får inte ett startfält vara så stort att det ger upphov till negativa effekter för deltagarna vad gäller tävlingen och allt runtomkring.
  • Trängsel är förbjudet - Deltagarna ska helst uppleva att det myllrar av folk överallt men aldrig uppleva trängsel, vare sig vid parkering, tillgänglighet till servicefunktioner eller i samband med starten.
För att kunna uppnå dessa delvis motsägelsefulla målsättningar har vi valt att sätta upp ett tak för antalet deltagare. Taket är för närvarande satt till 2 750 deltagare totalt på alla våra lopp förutom Upploppet. Vidare har vi satt ett tak för Milloppet på 1 250 deltagare. Genom att förhålla oss till dessa begränsningar tror vi att alla deltagare kommer att få en naturupplevelse på stigarna längs havet, känna att de är en del av något stort men samtidigt inte uppleva en trängsel eller att man inte får den service man förtjänar. Dessa gränser gäller för den nuvarande bansträckningen men vi arbetar aktivt för att kunna öka dem.


Tävling eller inte?

PrinsensMinne är sanktionerat av Svenska Friidrottsförbundet och banorna för Halvmaratonloppet och Milloppet är kontrollmätta av en förbundsbanmätare. Detta till trots ser vi oss i första hand som ett motionslopp och inte som en tävling. Avvägningen däremellan är uttryckt i det första stycket i vår vision:

PrinsensMinne är ett mycket populärt motionslopp i Sverige med ett rykte som sträcker sig långt utanför sydvästra Sverige. Loppet bidrar till ett friskare och trevligare Halland och fungerar som motivation till många motionärer. Även elitlöpare deltar i loppet för en bra placering i PrinsensMinne är meriterande.

Den här viktningen mellan motionslopp och tävling har lett till ett antal beslut. Det första är att vi har valt att bara ha en öppen klass och inte göra en uppdelning i åldersklasser. Detta ligger helt i linje med Svenska Friidrottsförbundets tävlingsregeler (kapitel D punkt 6.1.3). Vi har också valt att ha gemensam start för hela startfältet men vi registrerar varje deltagares passage över startlinjen. På så sätt anser vi oss kunna blanda elitlöpare och motionärer på ett bra sätt. Vidare har vi valt att basera våra officiella resultatlistor på så kallade nettotider (tiden från passage av startlinjen till passage av mållinjen). Motivet är att det är den tiden som är mest intressant för motionären och att man på så sätt kan delta i loppet på sina egna villkor. Detta går emot Svenska Friidrottsförbundets tävlingsregler (kapitel G punkt 4.2.2). Som en kompromiss så presenterar vi bruttotider (tid från startskottet till passage av mållinjen) för de fem bästa damerna respektive herrarna i respektive lopp och det är utifrån dessa tider vi delar ut våra placeringsbaserade priser.

För att ytterligare möta motionärernas behov har vi lämnat det fritt att anmäla sig för sitt företag, sitt kompisgäng eller dylikt men vi har implementerad en uppslagningsfunktion mot Svenska Friidrottsförbundets register över medlemsföreningar för att på så sätt uppmuntra deltagande från en registrerad förening.


Anmälningsavgifter

Vi vill att det ska upplevas prisvärt att delta i PrinsensMinne och vi tror också att vi lyckas uppnå detta. Loppets deltagarantal har ökat från år till år och detta har gjort att vi har kunnat göra vissa rationaliseringsvinster. Tack vare dessa effekter har vi kunnat bibehålla nivån på anmälningsavgifterna konstanta under ett antal år. Dock är det så att huvuddelen av de stora utgifterna ligger en bra bit innan loppet. Vi lägger till exempel beställningen på medaljer i början av sommaren. Många av dessa kostnader är direkt kopplade till antalet deltagare men slutsumman är okänd då vi måste göra våra beställningar. Naturligtvis har vi prognoser från tidigare år men vi upplever att dessa inte riktigt räcker till och när nu loppet är så pass stort så innebär det en relativt stor ekonomisk risk för oss. För att möta den risken har vi valt att från och med 2013 öka anmälningsavgiften med 50 kr för de som anmäler sig från och med den första juni. Vi tror och hoppas att detta inte ska vålla några besvär för er deltagare. Om du har PrinsensMinne som ett träningsmål rekommenderar vi dig att anmäla dig tidigt. Gör du det är anmälningsavgiften oförändrad från förra året.


Prispengar

Vi har valt att överföra prispengar till pristagarens förening. De prispengar som vi betalar ut är skattade. Med det menas att PrinsensMinne har betalat 30% skatt på pengarna. Segraren får som exempel 7 000 kr vilket motsvarar en utgift för PrinsensMinne på 10 000 kr. Kravet för att få ut prispengarna är att uppge namn, personnummer och adress så att vi kan skicka in underlag till Skatteverket för kontrolluppgift. Om segraren är registrerad för F-skatt hanteras prispengarna enligt det regelverk som då gäller.


Arrangörer

PrinsensMinne arrangeras av Halmstad Garnisons IF vilket är en ideell förening ansluten till Svenska Friidrottsförbundet. Halmstad Garnisons IF har valt att anlita KMM Timing AB för administration av loppet.